Märgid kuvatakse väljaspool Google Inc. peakorterit Mountain View's, Californias, 13. oktoobril 2010.Krediit: Bloomberg / Getty ImagesInterneti-sajandil suhtlemine tähendab tavaliselt e-posti kasutamist ja e-post, hoolimata sellest, et see on märkimisväärselt kasulik ja võimas, tekitab muidu optimistlikes ja õnnelikes inimestes sageli suurt hirmu. Siin on meie isiklikud reeglid selle ettekujutuse leevendamiseks:
1. Reageeri kiiresti. On inimesi, kellele saab loota, et nad meilidele kiiresti reageerivad, ja neid, kes ei saa seda teha. Püüdke olla üks endistest. Enamik parimatest ja kõige aktiivsematest inimestest, keda me tunneme, tegutsevad oma meilidega kiiresti, mitte ainult meile või vähestele valitud saatjatele, vaid kõigile. Reageerimisvõime loob positiivse suhtlemisside tagasiside, mis võimaldab teie meeskonnal ja kolleegidel tõenäolisemalt kaasata teid olulistesse aruteludesse ja otsustesse ning kõigile reageerimine tugevdab tasast ja meritokraatlikku kultuuri, mida proovite luua. Need vastused võivad olla üsna lühikesed - see on meie lemmik. Ja kui olete kindel oma kiires reageerimises, saate inimestele täpselt öelda, mida vastamata jätmine tähendab. Meie puhul on see tavaliselt 'kätte saadud ja jätkatud'. Mis on parem kui see, mida enamiku inimeste vastuseta jätmine tähendab: „Ma pole ülekoormatud ja ei tea, millal või kas jõuan teie märkmeni, nii et kui vajate minu tagasisidet, peate lihtsalt ootele jääma veel mõnda aega. Lisaks ei meeldi sa mulle. '
kaks. E-kirja kirjutamisel on oluline iga sõna ja kasutu proosa pole seda. Ole kohaletoimetamisel karge. Kui kirjeldate probleemi, määratlege see selgelt. Selle hästi tegemine nõuab rohkem aega, mitte vähem. Peate kirjutama mustandi, seejärel läbima selle ja eemaldama kõik sõnad, mis pole vajalikud. Mõelge varalahkunud romaanikirjaniku Elmore Leonardi vastusele küsimusele tema edukuse kohta kirjanikuna: 'Jätan välja osad, mille inimesed vahele jätavad.' Enamik e-kirju on täis asju, mida inimesed saavad vahele jätta.
3. Koristage oma postkasti pidevalt. Kui palju aega veedate oma postkasti vaadates, püüdes lihtsalt otsustada, millisele meilile järgmisena vastata? Kui palju aega veedate juba loetud e-kirjade avamiseks ja lugemiseks? Iga aeg, mille veedate mõeldes sellele, milliseid postkasti esemeid peaksite järgmisena ründama, on aja raiskamine. Sama on iga ajaga, mille veedate juba lugenud (ja tegutsemata jätnud) sõnumi uuesti lugemisele.
Uue sõnumi avamisel on teil mõned võimalused: lugege seda piisavalt, et mõista, et te ei pea seda lugema, lugema ja kohe tegutsema, lugema ja hiljem tegutsema või lugema hiljem (tasub lugeda, kuid pole praegu kiireloomuline ja liiga kaua lugeda). Valige kohe nende valikute hulgast, tugeva kallutatusega kahe esimese poole. Pidage meeles vana OHIO akronüümi: hoidke seda ainult üks kord. Kui loete märkust ja teate, mida on vaja teha, tehke see kohe. Vastasel juhul otsustate selle uuesti läbi lugeda, mis on 100 protsenti raisatud aeg.
Kui teete seda hästi, saab teie postkastist ülesandeloend ainult keerukatest probleemidest, asjadest, mis vajavad põhjalikumat läbimõtlemist (sildistage need meilid „tegutsema” või märkige Gmailis need tärniga tähistatuks), kusjuures mõned on loetavad 'esemed, mille eest saate hiljem hoolitseda.
Veendumaks, et paisumine lihtsalt ei kanna postkastist kausta „Tegutse“, peate iga päev tegevusüksused puhastama. See on hea õhtune tegevus. Nullüksused on eesmärk, kuid kõik, mis on vähem kui viis, on mõistlik. Vastasel juhul raiskate aega hiljem, püüdes välja selgitada, millist pika asjade loendit vaadata.
Neli. Käsitsege e-posti LIFO-järjekorras (Last In First Out). Mõnikord hoolitseb vanema kraami eest keegi teine.
5. Pidage meeles, et olete ruuter. Kui saate märkuse kasuliku teabega, kaaluge, kellele veel see kasulik oleks. Päeva lõpus tehke saadud kirjad mõtteliselt läbi ja küsige endalt: 'Mida ma oleksin pidanud edastama, kuid ei teinud?'
6. Pimekoopia (pimekoopia) funktsiooni kasutamisel küsige endalt, miks. Vastus on peaaegu alati, et proovite midagi varjata, mis on läbipaistvas kultuuris ebaproduktiivne ja potentsiaalselt võimeline. Kui see on teie vastus, kopeerige inimene avalikult või ärge kopeerige teda üldse. Ainus kord, kui soovitame bcc-funktsiooni kasutada, on see, kui eemaldate kellegi e-posti lõimest. Kui vastate kõigile pikale e-kirjade seeriale, viige inimesed, kes pole lõime jaoks enam asjakohased, väljale Pimekoopia ja märkige märkme tekstis, et teete seda. Neil on kergendust, kui üks vähem asjakohatu noot rikub nende postkasti.
7. Ära hüüa. Kui peate karjuma, tehke seda isiklikult. Elektrooniliselt on seda teha liiga kaugelt.
8. Muutke taotluste jälgimine lihtsaks. Kui saadate kellelegi märkuse, kus on tegevusüksus, mida soovite jälgida, kopeerige ise ja sildistage märge järgmisega. See teeb hõlpsasti leidmata ja jälgimata asju, mida pole veel tehtud; saatke lihtsalt algne märkus uue sissejuhatusega küsimusele „Kas see on tehtud?”
9. Aidake oma tulevastel asjadel asju otsida. Kui leiate midagi, mida võiksite hiljem meelde tuletada, edastage see iseendale koos mõne selle sisu kirjeldava märksõnaga. Mõelge ise, kuidas ma seda hiljem otsin? Seejärel, kui seda hiljem otsite, kasutate tõenäoliselt neid samu otsingutermineid. See pole lihtsalt mugav meilide jaoks, vaid ka oluliste dokumentide jaoks. Jonathan skaneerib oma pere passe, litsentse ja tervisekindlustuskaarte ning saadab need koos kirjeldavate märksõnadega endale ise. Kui mõni neist asjadest reisi ajal kaduma peaks, on koopiaid lihtne igast brauserist hankida.
Katkend raamatust KUIDAS GOOGLE TÖÖTAB autorid Eric Schmidt ja Jonathan Rosenberg koos Alan Eagle'iga. © 2014 by
See lugu ilmus algselt Aeg