6 asja, mida kõige organiseeritumad inimesed teevad iga päevKrediit: Gregor SchusterTeie elu on hõivatud. Töö ja eraelu tasakaal on väljakutse. Tunnete, et levitate ennast nii õhukeseks, et hakkate kaduma.
Enamik meist tunneb seda. Kuid mitte kõik meist. Kõige organiseeritumad inimesed ei tee seda.
NYT enimmüüdud autori ja neuroteadlasena Daniel J. Levitin selgitab, et VIP, kellega ta kohtus, ei tundu laialivalguv ja meeletu.
Nad on rahulikud, lahe ja 'hetkel', mitte žongleerides üheksa asjaga ja muretsedes selle pärast, et see jõuab kell 19.00.
Ei ole raske välja mõelda, miks: neil on abi - abilised ja abilised, kes hoolitsevad nende asjade eest, et VIP saaks olla 'hetkel'.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Teadusliku uurijana on mul olnud võimalus kohtuda kuberneride, kabineti liikmete, muusikakuulsuste ja Fortune 500 ettevõtete juhtidega. Nende oskused ja saavutused on erinevad, kuid rühmana on üks asi märkimisväärselt pidev. Mind on korduvalt tabanud, kui vabastav on see, kui nad ei pea muretsema selle pärast, kas neil on veel kuskil teine või kellega nad peavad rääkima. Nad võtavad aega, loovad silmsidemeid, lõõgastuvad ja on tõesti seal, kellega nad räägivad. Nad ei pea muretsema, kui on mõni olulisem inimene, kellega nad peaksid sel hetkel rääkima, sest nende töötajad - nende välised tähelepanufiltrid - on juba nende jaoks kindlaks teinud, et see on parim viis, kuidas nad peaksid oma aega kasutama.
Peab olema tore, sest teie ja mina peame tegema kõike ja proovima asju lühidalt, et proovida kõike teha, rõhutades kogu aeg.
Kuid siin on asi: Sa võid ka selline olla. Ja see ei vaja 10 töötajat.
Kes on siis teie assistent? Sa oled. Kes siis on VIP? Sa oled. (Jah, julgustan teid aktiivselt lõhenenud isiksuse kujundamiseks.)
Piisava aja planeerimise korral saate olla kindel, et olete sama rahulik ja organiseeritud kui Ameerika Ühendriikide president.
(Lisateavet selle kohta, mida kõige produktiivsemad inimesed teevad, klõpsake nuppu siin .)
Peame lihtsalt mõned süsteemid enne tähtaega paika saama. Mis on esimene samm?
Seonduvad postitused: 6 asja, mida produktiivsemad inimesed teevad iga päev
1) VIP-i aju on tühi. Ja see on hea asi.
USA president ei ürita meeleheitlikult oma ülesandeloetelu meelde jätta.
Ta on allhanke korras oma töötajatele kõik asjad ette tulnud, et saaks 100% keskenduda sellele, mis tema ees on.
Ei, teil ei ole rühma abistajaid, kuid endiselt on peamine põhimõte, mida saate kasutada: Võtke see peast välja.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Liigutage organiseerimiskoormus meie ajudest välismaailma ... Nende kirjapanekuga saate need peast välja, puhastades aju segadusest, mis segab võimalust keskenduda sellele, millele soovite keskenduda.
Kõik, mille pärast olete mures, kõik ülesanded, mured kirjutatakse ühes kohas üles.
Üks. Pole hajutatud kodus asuva märkmiku, kontoris oleva iPadi, postkasti, ekraanil olevate märkmete ja ebausaldusväärse mälu vahel.
See hajumine paneb mõtlema, kas olete midagi unustanud - ja uuringud näitavad seda tekitab ärevust .
Nii et võtke see peast välja ja ühte nimekirja. Hiljem Asjade tegemine autor David Allen ütleb jagage see nelja kategooriasse:
- Tee seda
- Delegeerige see
- Lükake see edasi
- Viska maha
Kui need neli loendit on olemas, teate, mida peate tegelikult tegema ja see kõik on ühes kohas. Ainuüksi selle loendi olemasolu on suur samm VIP-lahe poole.
Miks see töötab? Selle taga on mingi neuroteadus. Asjade üleskirjutamine deaktiveerib 'proovisilmused'.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Kui meil on mõtetes midagi olulist - eriti see, mida teha -, kardame, et unustame selle ära, nii et meie aju harjutab seda, visates seda ringi ja ringi ringi millessegi, mida kognitiivsed psühholoogid tegelikult nimetavad proovisilm, ajupiirkondade võrgustik, mis ühendab otsmikukooret just teie silmamuna taga ja hipokampust teie aju keskel ... Probleem on selles, et see töötab liiga hästi, hoides esemeid proovis seni, kuni me neid vaatame. Nende üleskirjutamine annab proovilingile nii kaudse kui ka otsese loa lasta neil lahti lasta, lõdvestada selle närviskeeme, et saaksime keskenduda millelegi muule.
Uuringud näitavad, et kui jätate asjad pooleli ja muretsete, siis tegelikult ka teeb sind lolliks . Lahendus? Kirjutage see kõik üles .
(Lisateavet selle kohta, kuidas ajaloo suured geeniused märkmikke võimendavad, klõpsake nuppu siin .)
Nii et teil on kõik ülesanded ajust välja ja nimekirja. Teate, mida saab delegeerida, edasi lükata ja loobuda - ja mida peate tegelikult tegema.
Kuidas saate päeva rahuliku VIP-na läbi elada?
2) 'Hr. President, teie järgmine kohtumine on kohe algamas
Ameerika Ühendriikide president ei vaata kella. Ta on plaanitud minutite piires ja abilised ütlevad talle, millal on aeg minna.
Teil ei pruugi olla assistente, kuid igal nutitelefonil on alarmid ja meeldetuletused.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Ajajuhtimine nõuab ka oma tuleviku struktureerimist meeldetuletustega. See tähendab, et praeguse aja haldamise üks saladusi on tulevaste vajaduste prognoosimine, nii et te ei jääks kogu aeg rabelemiseks ja järelejõudmiseks.
Irooniline, et teie telefon segab teid tõenäoliselt ebaoluliste tekstide, meilide ja olekuvärskendustega - kuid mitte teie päeva peamiste prioriteetide kohta.
Vähestel meist on oma ajakava nii aegsasti korraldatud, et saaksime lasta sellel dikteerida kõiki meie tegevusi hetkega.
Mis on võti? Äratused ei tööta ülesandeloenditega.
As Cal Newport soovitab määrata igale ülesandele oma kalendris ajavahemiku. Siis saate hinnata, kui palju saate tegelikult teha:
Ajakava sunnib teid seisma silmitsi reaalsusega, kui palju teil tegelikult aega on ja kui kaua asjad võtavad. Nüüd, kui vaatate pilti tervikuna, saate igast tööpäevast vabast tunnist midagi produktiivset välja tuua. Te ei pigista mitte ainult rohkem tööd, vaid saate panna tööd kohtadesse, kus saate seda kõige paremini teha.
Teil on vähem tõenäoline viivitama kui tegevusel on määratud ajablokk, sest otsus oli juba tehtud.
Ja kui sellel on ajablokk, saate olla VIP. Äratused võimaldavad teie meelel olla rahulik, teades, et teile meenub järgmine asi.
(Lisateavet graafiku kohta, mida edukad inimesed iga päev jälgivad, klõpsake nuppu siin .)
Ma tean, mida mõned teist mõtlevad: Aga mind segatakse. Lähen hajameelseks.
Kuid katkestustega on võimalik toime tulla - isegi kui teil pole salateenistuse üksikasju, et inimesi oma kontorist eemal hoida.
3) Filtrite seadistamine
Igal hommikul saab president tema all olevatelt asutustelt ülisalajase dokumendi, milles on kõik vajalik.
Mis võtit pole, mida dokument sisaldab, see pole see, mida see sisaldab: 50 olekuvärskendust, 100 säutsu, 10 kassipilti ja 1000 ebaolulist e-kirja.
Ta saab keskenduda olulisele, sest teda ei häiri see, mis pole oluline. Vahepeal tunnete end tõenäoliselt informatsioonist üle jõu.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Täna saavad meie tähelepanufiltrid kergesti ülekoormuse. Edukad inimesed - või inimesed, kes saavad seda endale lubada - võtavad tööle kihte inimesi, kelle ülesanne on tähelepanufiltrit kitsendada. See tähendab, et ettevõtete juhtidel, poliitilistel liidritel, rikutud filmistaaridel ja teistel, kelle aeg ja tähelepanu on eriti väärtuslikud, on ümberringi inimesi, kes tegelikkuses laiendavad oma aju, korrates ja viimistledes prefrontaalse ajukoore tähelepanufiltri funktsioone.
'Mul on teabe üleküllus!', Karjatate. Kuid tehnoloogia visionäärina Clay Shirky ütleb, 'See ei ole teabe üleküllus; see on filtri rike. '
Teie tähelepanu on piiratud ja väärtuslik. Te vajate vähem teavet. Teil on vaja häid filtreid.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Meie aju suudab küll töödelda teavet, mida me võtame, kuid see on kulukas: meil võib olla probleeme triviaalse ja olulise eraldamisega ning kogu see teabe töötlemine väsitab meid. Neuronid on ainevahetusega elusrakud; nad vajavad ellujäämiseks hapnikku ja glükoosi ning kui nad on kõvasti tööd teinud, kogeme väsimust ...
Hea madala tehnoloogiaga lahendus on peida osa päevast . Olen sama tõsine kui südameatakk. Minge sinna, kus inimesed ei saa teieni jõuda, ja tehke kindlat tööd.
See pole kõigi jaoks valik. Saan aru. Pole probleemi. Kuid inimesed, kes tunnevad, et tehnoloogia on neid infoga üle koormanud, kasutavad seda valesti.
Suhtluse ajaliseks nihutamiseks kasutage DVR-i sarnast tehnoloogiat. Inimesed peaksid teieni jõudma siis, kui soovite, mitte siis, kui nad seda tahavad.
Käsitsege kogu suhtlust määratletud partiid ': määratud aeg, kui kontrollite e-posti, kõneposti jms.
Mõned inimesed ütlevad: 'Ma ei saa seda teha.' Kuid tõenäoliselt saate seda teha rohkem kui arvate, eriti varakult ja hilja päeval.
Võib-olla soovib su ülemus sind naeruväärselt reageerida. Hästi. Seadistage e-posti filter, et ainult ülemuse meilid saaksid sellest kohe läbi.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
... saate seadistada enamikus e-posti programmides ja telefonides e-posti filtrid, määrates teatud inimesed, kelle kirju soovite kohe kätte saada, samal ajal kui muud kirjad lihtsalt kogunevad teie postkasti, kuni teil on aega sellega tegeleda. Ja inimestele, kes tõesti ei saa e-postist eemal olla, on veel üks tõhus trikk spetsiaalse, privaatse e-posti konto loomine ja selle aadressi andmine ainult neile vähestele inimestele, kes peavad teiega kohe ühendust saama, ja kontrollige oma teisi kontosid ainult määratud kellaaegadel.
(Lisateabe saamiseks töö ja eraelu tasakaalu saavutamiseks klõpsake nuppu siin .)
Nii et teil on meeldetuletused ja filtrid ning te ei jookse enam murelikult ringi.
Kuid tööle istudes mõistate, et teha on veel lihtsalt liiga palju. Kuidas saab rahulik olla, kui langetada on nii palju otsuseid?
Seonduvad postitused: 8 asja, mis on maailma kõige edukamatel inimestel kõigil ühised
4) 'Piisavalt hea' uskumatu jõud
President ei tee vähe otsuseid. Tuhanded inimesed, kes tema all töötavad, tegelevad nendega, nii et ainult suured asjad mullivad tema päevakorda.
Kuid arvestades seda, et teie alluvuses ei tööta tuhanded inimesed (või võib-olla ükskõik milline selles küsimuses) tegelete iga ärilise ja isikliku otsusega.
Nagu ma varem ütlesin, Saate teha kõike, kui olete lõpetanud kõik. 'Olge selle kõige suhtes perfektsionist ja teil on närvivapustus.
Salvestage oma piiratud otsustuspädevus oluliste asjade jaoks. Kõik muu peaks olema 'rahul'.
Mis rahuldab? See on kunst, mis valib kiiresti 'piisavalt hea' võimaluse. Ja uuringud näitavad, et see on tee tootlikkuseni - ja õnne .
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Hiljutised sotsiaalpsühholoogia uuringud on näidanud, et õnnelikud inimesed ei ole inimesed, kellel on rohkem; pigem on nad inimesed, kes on rahul juba olemasolevaga. Õnnelikud inimesed tegelevad kogu aeg rahuloluga, isegi kui nad seda ei tea. Warren Buffetti võib pidada rahuldavaks äärmuseni - üks maailma rikkamaid mehi, ta elab Omahas, kvartali kaugusel maanteest, samas tagasihoidlikus kodus, kus on elanud juba viiskümmend aastat ... Kuid Buffett ei rahulda oma investeerimisstrateegiatega; rahuldamine on vahend, et mitte raisata aega asjadele, mis pole teie peamine prioriteet. Teie esmatähtsate ettevõtmiste jaoks jääb vanamoodne tipptaseme tagamine õigeks strateegiaks.
Kas selle otsuse tulemusel kaotate töö? Ei? Seejärel valige „piisavalt hea“ lahendus ja keskenduge kõige olulisemale.
(Lisateabe saamiseks selle kohta, mis kõigil edukatel inimestel on ühist, klõpsake nuppu siin .)
Teie ülemuse prioriteedid muutuvad keskpäeval. Rohkem asju lisatakse teie loendisse. Kuidas see ei võiks ahvivõtit teie hästi koostatud plaani visata?
5) 'Hr. President, muutused on toimunud ... '
Kui ülemjuhataja jaoks tulevad muudatused, liigub ta sujuvalt, sest tema abid on päeva plaanid juba üle vaadanud. Nii et ta jääb rahulikuks.
Võite jääda ka jahedaks, kuid see nõuab natuke rohkem pingutusi. Tulevad uued asjad, prioriteedid muutuvad ning peate töötlema ja kohanema.
Hoidke oma märkmik alati valmis uute ideede ja ülesannete jäädvustamiseks.
Ja kogu päeva jooksul vajate triaažimise ja „aktiivse sorteerimise“ hetki, kus saate oma suure ajupraktika põhjal loendi ümber korraldada.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
'Teie aju peab osalema mingil järjekindlalt kõigi oma kohustuste ja tegevustega,' ütleb Allen. 'Te peate olema kindel, et teete seda, mida peate tegema, ja et on OK, kui te ei tee seda, mida te ei tee. Kui see on teie meelest, siis pole teie mõte selge. Kõik, mida te mingil moel pooleli peate, tuleb haarata usaldusväärsest süsteemist väljaspool teie mõistust ... ”See usaldusväärne süsteem on see üles kirjutada.
Kui olete loendi värskendanud, rakendage seda Eisenhoweri maatriks .
Kui teate, millisesse kategooriasse kõik sobib, saate loetelu rünnata prioriteetsel viisil.
(Lisateabe saamiseks selle kohta, kuidas Navy SEAL-id, astronaudid ja Samurai häid otsuseid teevad, klõpsake nuppu siin .)
Okei, sa oled oma ajakava valdaja, su mõte on tühi ja sa oled valmis keskenduma ... Mis siis?
Seonduvad postitused: Kuidas saavutada töö ja eraelu tasakaal viie sammuga
6) Kas teil on sõjatuba
Kas olete kunagi näinud presidendi töölaua pilti? Kas sellel on hunnik pabereid ja 1000 juhuslikku post-it? Ei
Uuringud näitavad lauda, mis näeb välja nagu loodusõnnetuse tagajärg kasutab teie keskendumisvõimet .
Te ei pea olema korralik friik, kuid kui teil on aeg planeerimine lõpetada ja olla VIP, on eraldi tööala, mis on mõeldud keskendumiseks.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Üks viis hipokampuse loomuliku mälu säilitamise stiili kasutamiseks on luua erinevad tööruumid erinevat tüüpi tööde jaoks, mida me teeme. Kuid me kasutame sama arvutiekraani oma tšekiraamatu tasakaalustamiseks, ülemuse e-kirjadele vastamiseks, veebipõhiste ostude sooritamiseks, videote vaatamiseks kassidest klaverimängus, lähedaste fotode salvestamiseks, meie lemmikmuusika kuulamiseks, arvete tasumiseks ja päevauudiste lugemine. Pole ime, et me ei mäleta kõike - aju polnud lihtsalt loodud nii, et ühes kohas oleks nii palju teavet ... Neuroloog ja kirjanik Oliver Sacks läheb veel kaugemale: kui töötate kahe täiesti eraldi projektiga, pühendage üks laud või laud või majaosa igaühe jaoks. Lihtsalt teise ruumi sisenemine tabab teie aju lähtestusnuppu ja võimaldab produktiivsemat ja loovamat mõtlemist.
Tootlikkusguru järgi Tim Ferriss , fookus on lihtsalt segavate tegurite eemaldamise tulemus.
Seonduvad postitused: Kuidas korraldada oma elu kõige organiseeritum aasta
Nii et soovite, et teie VIP-tööalal oleks see, mida VIP vajab. Ja mitte midagi muud.
Via kaudu Organiseeritud meel: mõtlemine sirgelt teabe ülekülluse ajastul :
Kognitiivses psühholoogias on oluline kontroll selle kontrolli saavutamiseks, et muuta nähtavaks regulaarselt vajalikud asjad ja peita asjad, mida te ei soovi.
Ma juba kuulen vingumist: Kuid mul pole kahte kontorit! Mul on seda vaevu!
See ei puuduta kinnisvara, vaid vaimset ruumi. Teie töölaud võib olla seal, kus plaanite, kuid VIP töötab diivanil.
Või on teie lauaarvuti ettevalmistamiseks ette nähtud, kuid VIP töötab teie iPadis (kus teadlikult puuduvad rakendused Facebooki, Twitteri jms jaoks)
Kui on aeg VIP-töödeks, tahate kõike, mida vajate töö tegemiseks - ja mitte midagi muud.
Teie lähim keskkond peaks tehke seda, mida peate tegema, lihtsaks ja seda, mida te ei pea tegema .
(Rohkemate trikkide saamiseks, mida edukad inimesed end suurepäraseks teevad, klõpsake nuppu siin .)
Niisiis, kuidas me kõik selle kokku saame?
Kokku võtma
Sammud, et olla sama organiseeritud ja rahulik kui ülemjuhataja:
- Viige oma ülesanded peast välja ja ühele dokumendile.
- Lukustage oma kalender ja määrake äratused, et te ei peaks järele mõtlema.
- Kasutage partiisid ja filtreid, et saaksite vajalikku teavet ainult siis, kui seda vajate.
- Valige väikeste otsuste jaoks 'piisavalt hea', et saaksite keskenduda suurtele.
- Uute üksuste korrapärane jäädvustamine, liigitamine ja prioriteetide seadmine.
- Teil on 'sõjatuba', mis sisaldab vajalikku - ja mitte midagi muud.
Liituge üle 100 000 lugejaga. Hankige iganädalane tasuta värskendus e-posti teel siin .
Teil oli vaja, et sekretär valvaks kogu päeva telefoni valvsalt ... siis tulid automaatvastajad ja kõnepost.
Tehnoloogia on sellest ajast alates kaugele jõudnud ja mõningase kavandamise korral saate seda kasutada oma laheduse hoidmiseks ja suurepäraste asjade saavutamiseks.
Algul on see raske. Ja jah, sa komistad. Peate kohandama ja kohandama. Kuid aja jooksul arendate isiklikku süsteemi, mis töötab.
Ja saate õppetunni, mida iga VIP teab:
Kõige keerulisem asi, mida juhtima õppida, on sina ise . Kuid kui olete sellega hakkama saanud, saate hakkama kõigega.
See tükk ilmus algselt Vale puu haukumine .
See lugu ilmus algselt Moto